Microsoft Entourage ile yoğun şekilde belge ekli mesaj alışverişi yapıldığında, veritabanı dosyası bilgisayarda olması gerekenden daha fazla yer kaplayacaktır. Zaman zaman programın performansından veya diskinizdeki boş alanın azlığından şikayet ediyorsanız aşağıdaki ipuçları ile Entourage’ınızı hafifletebilirsiniz…

1. Mesaj Eklerinden Kurtulun

Benim gibi sıkı bir arşivciyseniz binlerce mesaj arasından mesaj boyutu, tarih, gönderici/alıcı gibi kriterlere göre gerekli mesaj veya eklerini tespit etmek, samanlıkla iğne aramakla eşdeğer görünebilir. Belirli kriterlere sahip ekli mesajları tespit etmek için Advanced Search özelliğini kullanabilirsiniz.

• Edit > Advanced Search menü sekmesini kullanarak arama çubuğunu görüntüleyin.
• Arama çubuğunun üst satırında bulunan seçenekleri kullanarak, bulunduğunuz klasörde veya Folders on My Compter seçeneği ile tüm klasörlerde arama yapabilirsiniz.
• Şu arama kriterlerini kullanın:

Match if all critaria are met : Belirtilen tüm kriterlerin bir arada bulunması şartını sağlar.

Attachment Content > Exist : Mesaj, bir dosya ekine sahip olmalıdır.

Size > Is  Greater Than > xxx : Mesaj boyutu xxx kilobayt’tan daha büyük olmalıdır. (1 mb = 1024 kb)

Opsiyonel olarak;

Date Sent / Received > Less Than > x : günden daha önceki mesajlar

From / To > Contains > x : X kişiden gelen / X Kişiye gönderilen mesajlar

gibi arama opsiyonlarını, satır sonlarında bulunan + butonunu kullanarak arama kriterlerine ilave edebilirsiniz.

Arama sonuçları görüntülendikten sonra listelenen mesajlardan gereksiz gördüklerinizi silebilirsiniz.

Yalnızcı e-posta içerisindeki ekli belgeleri silerek mesaj içerisinde bulunan yazıları muhafaza etmek istiyorum, ne yapmalıyım?

Çok basit. İlgili mesajı açarak attachments bölümünde bulunan ekleri Remove butonuna basarak silin. Mesajınız kalacak, fakat ekli dosyaları silinecektir.

2. Klasörlerinizi Arşivleyin

Artık ihtiyaç duymadığınız veya bitirmiş olduğunuz bir proje ile yazışmaları “gün gelir de lazım olur” endişesi ile silemiyorsanız,  .mbox formatında arşivleyebilirsiniz. Bunun için:

• Arşivlemek istediğiniz mesajları bir klasör içerisine toplayın.
• Folders on my Computer sütununda bulunan klasörü tutarak masaüstüne sürükleyin. Entourage mesaj klasörünüz aynı isimle .mbox formatında bir belge olarak masaüstünüze kaydedilecektir. Bu belgeyi arşivleyebilirsiniz.
• Folders on my Computer sütunundan ilgili klasörü Deleted Items klasörüne atarak silebilirsiniz.

• Arşive tekrar ulaşmak istediğinizde ilgili belgeyi Folders on my Computer listesine sürüklemeniz yeterli. Arşivlediğiniz klasör içerisindeki mesajlarla birlikte Entourage klasör listenize dahil edilecektir.

3. Gönderilen/Gelen Dosya Ekli Mesajlara Kural Atayın

Eğer sık sık büyük dosya eklerine sahip mesajlar gönderiyorsanız, Entourage’a atayacağınız bir kural ile gönderilen mesajların eklerini otomatik olarak sildirebilirsiniz.

Örneğin;

• Tools > Rules menü sekmesini kullanarak Rules penceresini görüntüleyin.
• Pencerenin sol üst köşesinde bulunan New düğmesine basarak Outgoing sekmesi ile  yeni bir kural oluşturun.

IF

Attachments > Exists :

[Opsiyonel] Size > Is greater then : x kb

THEN

Remove Attachments

Bu kurala uyan gönderilen mesajlarda, ekli belgeler otomatik olarak silinecektir.

Bu temel kurala Add Criterion düğmesini kullanarak farklı kriterler de ekleyebilirsiniz.

Ek olarak Friendlier Claris It! veya Save/Expand Attachments Entourage scriptleri ile gelişmiş dosya eki yönetimi yapabilirsiniz.

4. Database Utility ile Periyodik Bakım/Yedekleme Yapın

Compact Database, performans kriterlerine etki eden en önemli işlemlerin başında geliyor. Mesaj trafiğinizin yoğunluğuna göre en az ayda bir uygulanması tavsiye edilir.

• Entourage dahil tüm Microsoft Office uygulamalarını ve Microsoft Messenger’ı kapatın.
• Entourage kapalı durumdayken, alt tuşuna basılı tutarak Entourage’ı açtığınızda Database Utility açılacaktır. Identity listesinden Entourage kullanıcı hesabını seçtikten sonra;

Verify database integrity: Entourage veri tabanını kontrol ederek olası hataları tespit eder ve raporlar. İşlem sonunda; “Your database working correctly” sonucu, Entourage veri tabanı dosyalarının sağlıklı bir şekilde çalıştığını ifade eder. Herhangi bir problem bulunması durumunda Rebuild Database işlemini uygulamanız gerekir.

Compact Database: Veri tabanı klasörünün bir yedeğini aldıktan sonra tüm arşivde sıkıştırma işlemi gerçekleştir.

Entourage veri tabanı klasörü users/kullanıcı adı/documents/Microsoft User Data/Office 200x Identities klasöründe yer alır. Compact Database işlemi sonucunda, Identities klasöründe arşivlenmiş eski veri tabanı dosyanız sonuna [Backed up tarih-saat]” eki eklenir.

Örneğin: “Main Identity [Backed up tarih ve saat]” gibi.

İşlem sona erdiğinde Database Utility uygulamasını kapatın. Entourage’ı yeniden açarak herhangi bir sorun olup olmadığını test ettikten sonra “Main Identity [Backed up date and time]” klasörünü çöpe atabilirsiniz.

Rebuild Database: Yalnızca Entourage veri tabanında veya programın işlevselliğinde bir problem olması durumunda yapılması tavsiye edilir. İşlemi başlatmadan önce mutlaka Entourage>Preferences>Sync denetimlerinden sync servislerini kapatmalısınız. Genellikle, birçok Entourage işlev bozuklukları Rebuild Database işlemi ile düzeltilir. Compact Database işleminde olduğu gibi, Rebuild Database işleminde de Identity klasörünün bir yedeği alınır. Sonrasında veri tabanı yeniden yapılandırılarak sıkıştırılır (Compact Database).

İşlem sona erdiğinde Database Utility uygulamasını kapatın. Entourage’ı yeniden açarak herhangi bir sorun olup olmadığını test ettikten sonra “Main Identity [Backed up tarih ve saat]” klasörünü çöpe atabilirsiniz.

Kolay gelsin…