Entourage

Microsoft Entourage ile yoğun şekilde belge ekli mesaj alışverişi yapıldığında, veritabanı dosyası bilgisayarda olması gerekenden daha fazla yer kaplayacaktır. Zaman zaman programın performansından veya diskinizdeki boş alanın azlığından şikayet ediyorsanız aşağıdaki ipuçları ile Entourage’ınızı hafifletebilirsiniz…

1. Mesaj Eklerinden Kurtulun

Benim gibi sıkı bir arşivciyseniz binlerce mesaj arasından mesaj boyutu, tarih, gönderici/alıcı gibi kriterlere göre gerekli mesaj veya eklerini tespit etmek, samanlıkla iğne aramakla eşdeğer görünebilir. Belirli kriterlere sahip ekli mesajları tespit etmek için Advanced Search özelliğini kullanabilirsiniz.

  • Edit > Advanced Search menü sekmesini kullanarak arama çubuğunu görüntüleyin.
  • Arama çubuğunun üst satırında bulunan seçenekleri kullanarak, bulunduğunuz klasörde veya Folders on My Compter seçeneği ile tüm klasörlerde arama yapabilirsiniz.
  • Şu arama kriterlerini kullanın:

Match if all critaria are met : Belirtilen tüm kriterlerin bir arada bulunması şartını sağlar.

Attachment Content > Exist : Mesaj, bir dosya ekine sahip olmalıdır.

Size > Is  Greater Than > xxx : Mesaj boyutu xxx kilobayt’tan daha büyük olmalıdır. (1 mb = 1024 kb)

Opsiyonel olarak;

Date Sent / Received > Less Than > x : günden daha önceki mesajlar

From / To > Contains > x : X kişiden gelen / X Kişiye gönderilen mesajlar

gibi arama opsiyonlarını, satır sonlarında bulunan + butonunu kullanarak arama kriterlerine ilave edebilirsiniz.

Entourage Advanced Search

Arama sonuçları görüntülendikten sonra listelenen mesajlardan gereksiz gördüklerinizi silebilirsiniz.

Yalnızcı e-posta içerisindeki ekli belgeleri silerek mesaj içerisinde bulunan yazıları muhafaza etmek istiyorum, ne yapmalıyım?

Çok basit. İlgili mesajı açarak attachments bölümünde bulunan ekleri Remove butonuna basarak silin. Mesajınız kalacak, fakat ekli dosyaları silinecektir.

2. Klasörlerinizi Arşivleyin

Artık ihtiyaç duymadığınız veya bitirmiş olduğunuz bir proje ile yazışmaları “gün gelir de lazım olur” endişesi ile silemiyorsanız,  .mbox formatında arşivleyebilirsiniz. Bunun için:

  • Arşivlemek istediğiniz mesajları bir klasör içerisine toplayın.
  • Folders on my Computer sütununda bulunan klasörü tutarak masaüstüne sürükleyin. Entourage mesaj klasörünüz aynı isimle .mbox formatında bir belge olarak masaüstünüze kaydedilecektir. Bu belgeyi arşivleyebilirsiniz.
  • Folders on my Computer sütunundan ilgili klasörü Deleted Items klasörüne atarak silebilirsiniz.

ent-02

  • Arşive tekrar ulaşmak istediğinizde ilgili belgeyi Folders on my Computer listesine sürüklemeniz yeterli. Arşivlediğiniz klasör içerisindeki mesajlarla birlikte Entourage klasör listenize dahil edilecektir.

3. Gönderilen/Gelen Dosya Ekli Mesajlara Kural Atayın

Eğer sık sık büyük dosya eklerine sahip mesajlar gönderiyorsanız, Entourage’a atayacağınız bir kural ile gönderilen mesajların eklerini otomatik olarak sildirebilirsiniz.

Örneğin;

  • Tools > Rules menü sekmesini kullanarak Rules penceresini görüntüleyin.
  • Pencerenin sol üst köşesinde bulunan New düğmesine basarak Outgoing sekmesi ile  yeni bir kural oluşturun.

IF

Attachments > Exists :

[Opsiyonel] Size > Is greater then : x kb

THEN

Remove Attachments

Dosya eki sil - kural

Bu kurala uyan gönderilen mesajlarda, ekli belgeler otomatik olarak silinecektir.

Bu temel kurala Add Criterion düğmesini kullanarak farklı kriterler de ekleyebilirsiniz.

Ek olarak Friendlier Claris It! veya Save/Expand Attachments Entourage scriptleri ile gelişmiş dosya eki yönetimi yapabilirsiniz.

4. Database Utility ile Periyodik Bakım/Yedekleme Yapın

Compact Database, performans kriterlerine etki eden en önemli işlemlerin başında geliyor. Mesaj trafiğinizin yoğunluğuna göre en az ayda bir uygulanması tavsiye edilir.

  • Entourage dahil tüm Microsoft Office uygulamalarını ve Microsoft Messenger’ı kapatın.
  • Entourage kapalı durumdayken, alt tuşuna basılı tutarak Entourage’ı açtığınızda Database Utility açılacaktır. Identity listesinden Entourage kullanıcı hesabını seçtikten sonra;

Verify database integrity: Entourage veri tabanını kontrol ederek olası hataları tespit eder ve raporlar. İşlem sonunda; “Your database working correctly” sonucu, Entourage veri tabanı dosyalarının sağlıklı bir şekilde çalıştığını ifade eder. Herhangi bir problem bulunması durumunda Rebuild Database işlemini uygulamanız gerekir.

Entourage Database Utility Seçenekleri

Compact Database: Veri tabanı klasörünün bir yedeğini aldıktan sonra tüm arşivde sıkıştırma işlemi gerçekleştir.

Entourage veri tabanı klasörü users/kullanıcı adı/documents/Microsoft User Data/Office 200x Identities klasöründe yer alır. Compact Database işlemi sonucunda, Identities klasöründe arşivlenmiş eski veri tabanı dosyanız sonuna [Backed up tarih-saat]” eki eklenir.

Örneğin: “Main Identity [Backed up tarih ve saat]” gibi.

İşlem sona erdiğinde Database Utility uygulamasını kapatın. Entourage’ı yeniden açarak herhangi bir sorun olup olmadığını test ettikten sonra “Main Identity [Backed up date and time]” klasörünü çöpe atabilirsiniz.

Rebuild Database: Yalnızca Entourage veri tabanında veya programın işlevselliğinde bir problem olması durumunda yapılması tavsiye edilir. İşlemi başlatmadan önce mutlaka Entourage>Preferences>Sync denetimlerinden sync servislerini kapatmalısınız. Genellikle, birçok Entourage işlev bozuklukları Rebuild Database işlemi ile düzeltilir. Compact Database işleminde olduğu gibi, Rebuild Database işleminde de Identity klasörünün bir yedeği alınır. Sonrasında veri tabanı yeniden yapılandırılarak sıkıştırılır (Compact Database).

İşlem sona erdiğinde Database Utility uygulamasını kapatın. Entourage’ı yeniden açarak herhangi bir sorun olup olmadığını test ettikten sonra “Main Identity [Backed up tarih ve saat]” klasörünü çöpe atabilirsiniz.

Kolay gelsin…

24 Yorum yapılmış: 

  1. Yasin Özkan :

    Merhaba sayın Devrim Gümüş,

    Paylaşımcı ruhunuz ve cevher bilgileriniz için öncelikle teşekkürler.

    Sizi bisorum vardı…

    Entourage da gelen ve giden e-posta adreslerini otomatik olarak klasörleyebilirmiyiz acaba, atıyorum, xxxxxx@küanüm.com adresinden gelen e-postalar DENEME klasörüne düşmesi gibi…

    galiba bu uygulama Windowsta vardı…
    Eger Mactede var ise harika olud…

  2. Öncelikle Entourage’da yeni klasörler oluşturduktan sonra;

    Tools / Rules menüsünü kullanarak istediğiniz kural tanımlamasını yapabilirsiniz.

    Edit Rule penceresi altında

    IF
    From > is > xxx@xxx.com

    THEN
    Move Message > klasör adı

    şeklinde yapılan bir tanımlama xxx@xxx.com adresinden gelen tüm mesajları seçtiğiniz klasöre taşıyacaktır.

  3. Yasin Özkan :

    Tekrardan Merhabalar,
    move messageyi buldum , ve işlem tamma harika bir kolaylık, çok teşekkür ederim.

    Peki gönderilmiş ve ya gidenleri otamatik yapabilyormuyuz…?

  4. Evet, rules penceresinde sağ başta bulunan “outgoing” sekmesini kullanarak giden e-postalar için de kural tanımlaması yapabilirsiniz.

  5. Yasin Özkan :

    Tekrardan Merhaba Devrim Bey,
    menüsünden gelen bir e-posta adresini Rules menüsünden klasöre kuralladıktan sonra. tekrandan gelin bir e-posta hesabı INBOXa düşüyor. Yardımcı olabilirseniz sevinirim.

    Teşekkürler,
    Yasin OZKAN

  6. Kuralı doğru olarak tanımladığınızı varsayarak;

    a) Klasörün yerini veya ismini değşitirmiş olabilirsiniz.
    b) Kuralların hiyerarşik sıralamaları vardır. Farklı bir kural ya da mailing list manager tanımlaması ilgili kuraldan önce uygulanıyor olabilir.

  7. Merhaba Devrim Bey,

    Entourage programı ile ilgili uzunca bir süredir sorun yaşamaktayız. Programla ilgili herşey normal çalışırken birgün birdenbire Entourage açıldığında direk database utility penceresi çıkıyor ve rebuild yapmamızı istiyor ve bu işi arada sırada soruyor bu pencere içinde eğer rebuild veya başka birşey dersek maillerin bazıları kayboluyor. Bu konuda yardımlarınızı bekliyorum tekeşekkürler ( Database dosya boyutu 10 ile 15 GB arasında)

  8. Entourage’ın en sevmediğim yönü, veri tabanını tek bir belge içerisinde tutması. Database dosyasının başına bir iş gelirse tüm arşiviniz heba oluyor. Özellikle Mac OS X 10.6’dan sonra Entourage performansında çok ciddi düşüşler gözlemlediğim için tası tarağı toplayarak 10 yıldır kullandığım Outlook/Entourage’a veda ederek Apple’ın Mail uygulamasına taşındım. Çok memnunum.

    Mail uygulaması, gerek performans, gerekse her mesajı ayrı bir .eml belgesi olarak arşivlediği için veri tabanı konusunda da oldukça güvenli. Mail uygulamasına geçmenizi öneririm. 10 gb üstü arşivinizle şu an ip cambazlığı yapıyorsunuz.

  9. Apple Mail konusundada bazı sorunlar yaşamaktayız. Örn. Apple Mail ile gönderilen Ataçlı mailler karşı taraf alıcı kişi eğer windows işletim sistemi kullanıyor ise ataçı görememekte, biz (Send Windows-Friendly Attachments) seçili olduğunda bile windows kullanıcıları gönderdiğimiz ataçları görememektedir bi ara Apple Mail kullanalım dedik olmadı maalesef eğer bununla ilgili bir ip ucunuz varsa yardımcı olursanız çok memnun olurum

  10. Bahsettiğiniz sorunları Apple Mail’ın eski bir sürümü ile yaşamış olabilir misiniz? Apple Mail 4 versiyonu ile bahsettiğiniz sorunların hiçbirini yaşamıyorum.

  11. Tekrar merhaba, Kullandığımız işletim sistemi : 10.6.4, 10.5.8 bu sistemlerle birlikte kullanılan Apple Mail programları, sistemler güncel bütün update’leri yapılmış gerekli firmware’leri yapılmış durumda ama hala bu bilgisayarlardan Windows kullanan birisine ataçlı eposta gönderildiğinde gönderdiğimiz ataçın örn. jpg bir resim yada pdf belge, Windows kullanıcısı maili açtığında ataç kısmında resmi veya pdf’i “?” soru işareti şeklindede görebilmektedir. Bazende yine “?” soru işareti çıkarıp yani önizleme yapamayıp o ataç’ı size farklı kaydet diyerek masaüstüne kaydettirmektedir. Buradaki sıkıntı ise kişinin mail içinde 1-2 saniye bakacağı ataç’ı bir kaç hamleden sonra görebilmesidir. Teşekkürler.

  12. Mesajı “plain text” formatında ve “send windows friendly attachments” modu kapalı iken gönderdiğinizde de aynı sorunla karşılaşıyor musunuz?

  13. Denedim normal bir şekilde gönderdi.

  14. Yasin Özkan :

    Devrim Bey,
    bende Entourage ile sorunlar yaşıyorum. Apple MAil programına geçmek istiyorum. Entourage ile ilgili Kural atama ve diğer hahfiletici incelikler varmıdır. Var ise bilgileri paylaşmanızı rica ederim. Yok ise Entourage ile devam edicem…

  15. Gönül rahatlığı ile Apple Mail programına geçiş yapabilirsiniz.

  16. selmin tuncel :

    Merhaba,
    Benim de entourage programı ile yaşadığım bir sorun oldu. Program çalışmadı. Database Utility ile verify database integrity ve rebuild database taramalarını yaptırdım. Sonrasında program açıldı ancak 13 ocak 2011 tarihi itibariyle sent ve draftta bulunan hiç bir mailimi görmüyor. Inbox daki maillerim serverdan birikmiş olarak indi, sorun yok ancak önemli notlarımın olduğu draft ve sent klasörlerindeki maillerime tekrardan ulaşmam mümkün müdür? Yardımcı olabilirseniz sevinirim.

  17. Geçmiş olsun. Entourage harika bir program olmasına karşın, tüm veri tabanını tek bir dosya halinde sakladığı için bu tip sorunlar sık çıkıyor. Verify ve rebuild işlemleri dışında yapılacak pek fazla birşey yok maalesef. Alternatif olarak Apple Mail uygulamasında Import menü komutunu kullanarak Entourage arşivini aktarmayı deneyebilirsiniz. Bir ihtimal görünmeyen mesajları içe aktarabilir. Ayrıca Office Mac Help Site‘a bakabilirsiniz. Entourage yerine Apple Mail uygulamasını kullanmanızı tavsiye ederim.

  18. Devrim bey merhaba,
    benim size olan sorum Entourage gelen bütün mailler Drafts klasörüne düsüyor ve benim mail adresim yaziyor kimden gelirse gelsin kende kendime mail atmisim gibi ve ben bunu çözemedim eger yardimci olursaniz cok sevinirim…

    iyi günler

  19. Yanlışlıkla, gelen mesajları Drafts klasörüne yönlendiren bir kural tanımlamış olabilirsiniz. Tools > Rules menüsünden tanımlı kurallarınızı kontrol etmenizi öneririm.

  20. Slm

    Entourage ıma gelen bır maılın IP adresını nasıl ogrenırım mumkun mu tskler

  21. “Message > Source” menüsü ile ayrıntılı mesaj bilgileri görüntülenebilir.

  22. Merhaba Devrim Bey,

    Mac’de mbox formatını nasıl açabilirim? .. üzerine çift tıklıyorum açılmıyor…
    Yöntem nedir ne yapmam gerekiyor..

  23. Bir mail programına import komutu ile aktarabilirsiniz.

  24. file+ımport yapıyorum önüme bir pencere açılıyor “begin ımport” çözemedim vallay?

Yorumlar